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金寨县政府采购中心内设机构职责及内部业务操作规程

发布时间:2012-10-20 访问次数:

一、政府采购中心内设机构及工作职责
根据县编委批准的机构编制方案和政府采购工作需要,县政府采购中心内设综合部、货物采购部、工程采购部、服务采购部、评审部、监督部六个执行机构。其职责是:
(一)综合部负责组织协调中心日常管理工作。办理来信来访、公文收发、综合性材料起草、采购计划审核和登记、财务结算、档案管理、供应商信息化管理以及政府采购执行情况的统计分析等工作。
(二)货物采购部负责执行货物类项目采购。根据年度政府集中采购目录及限额标准规定,办理全县各级行政事业单位电器设备、办公自动化设备、家具、办公消耗用品、建筑及装饰材料、物资、专用材料、专用设备、交通工具等采购项目的方案制定、信息发布、组织协调、采购文件编发、采购答疑等工作。
(三)工程采购部负责执行工程类项目采购。根据年度政府集中采购目录及限额标准规定,以及县政府有关领导批示,办理各类建筑物和构筑物(包括新建、扩建、改建、装修、装饰、拆除、修缮等)、系统集成、网络工程等采购项目的方案制定、信息发布、组织协调、采购文件编发、采购答疑等工作。
(四)服务采购部负责执行服务类项目采购。根据年度政府集中采购目录及限额标准规定,以及县政府有关领导批示,办理各类工程监理、工程设计、宣传展览、信息技术及信息管理软件开发、车辆保险、车辆维修、大型会议、公务接待、出版印刷等采购项目的方案制定、信息发布、组织协调、采购文件编发、采购答疑等工作。
(五)评审部负责组织各类采购项目的评审。根据各执行部拟定的项目采购方案,审定项目采购评审办法、组建项目评审组织、组织开标评标、制定评标报告、公布评标结果、审定采购合同等工作。
(六)监督部负责组织各类采购项目的监督管理。加强对政府采购方式方法、组织程序、执行结果、办事效率等全过程监督,见证政府采购合同的签订及履行,参与采购项目的检查验收和绩效考核,处理有关采购活动的质疑和投诉等。
二、政府采购中心内部业务操作规程
根据政府采购管理有关规定,县政府采购中心内部业务操作流程包括计划审核、任务分解、方案制定、信息发布、报名登记、文件制订、采购答疑、标书接收、项目评审、采购监督、档案管理、财务结算、信息管理、工作交流等。
(一)计划审核
县政府采购中心是政府集中采购的执行主体。在接到县财政部门政府采购管理办公室(简称采购办)下达的《政府采购任务通知书》后,先由综合部进行分类编号和登记,并及时对采购办审批下达的《政府采购任务通知书》和采购单位申请的《政府采购清单》以及项目采购方案等进行逐项审核,具体包括采购项目的规格型号、技术参数、质量标准、规模数量、资金来源、采购预算、时间要求以及采购方式等;属于工程类采购项目,还包括工程项目名称、工程范围、投标人资质条件、工期要求、付款方式等。凡采购人申请采购标准不明确、内容不完整、技术方案不可行、采购预算不确定的,应及时退回采购办重新审定和审批。
(二)任务分解
采购中心综合部在对采购办批准的采购计划进行审核、登记后,当日报送中心主任进行批阅。中心主任根据内部职责分工,以及所需采购项目的性质和特点,分别按货物、工程、服务等采购项目,分类将采购任务分解到中心内部各职能机构,然后由综合部根据主任批办意见,及时将采购任务分送到货物采购部、工程采购部、服务采购部办理。
(三)方案制定
采购中心各执行部接到采购任务后,首先对采购项目进行编号、登记和备案,并及时会商相关采购单位共同制定采购实施方案,成立组织,明确职责,具体确定采购活动的相关事宜。采购方案制定后,先由采购执行部负责人审核签字,送中心主任审阅后,报送项目采购领导组负责人审核批准。未经程序审核批准的采购方案,不作为采购执行的依据。审批后的采购方案抄送评审部。
(四)信息发布
属于公开招标的采购项目,各采购执行部应根据采购方案规定及项目采购的特点,对拟公开发布的采购信息,以书面形式提出发布信息的内容、时间、要求等,分别在《中国政府采购网》、《皖西日报》、金寨电视台等媒体上发布公告,以最大程度地扩大采购信息的公开面,广泛吸引潜在的供应商报名竞标。属于邀请招标、询价采购或竞争性谈判等方式进行采购的项目,原则上由各采购执行部根据采购项目的实际情况,采取公告或在采购中心登记备案的供应商信息库和招标人提供的供应商中,邀请三家或三家以上符合项目采购条件的供应商参与等形式发布采购信息。
(五)报名登记
采购信息发布后,各采购执行部应在规定时限内对前来报名的供应商进行编号登记,并对供应商的资格条件进行审查。同时,要严格执行政府采购管理有关规定,任何人不得擅自对外透露供应商的信息,实行专人管理负责制。必要时,可根据采购人或项目采购领导组意见,成立相应组织,在标书发出前对前来报名的供应商进行资格预审,预审通过的发出投标通知书。
(六)文件制订
采购文件主要包括招标文件、询价文件等。各采购执行部根据政府采购法律法规的有关规定,并结合该项目采购方案,及时会同采购单位制定规范性的采购标书文本,报经该项目采购领导组负责人审批后,在规定时间内向符合条件的供应商发出采购文件。未经项目采购领导组负责人签批的采购文件不得对外发出。在制订项目采购评审办法时,要及时会商评审部对评审办法的严密性、合法性及有效性进行严格审定。审定后的采购文件抄送评审部。
(七)采购答疑
采购答疑是投标人在领取采购文件后,对采购文件中一些不明确的事项,要求招标人给予澄清或答复。各采购执行部在收到投标人的书面疑问后,应及时会同招标采购人对投标人提出的相关问题作出结论,并以书面形式向所有领取采购文件的投标人统一进行答复。
(八)标书接收
各采购执行部根据项目标书发放情况,在规定时限内对前来投标的标书进行接收,并现场检查其标书的规范性、完整性以及标书的密封情况等,同时对投标人的投标保证金交纳情况进行审查和确认。
(九)项目评审
评审部在收到项目采购方案后,根据采购方案和采购文件规定,及时组织开标评标工作。组织召开由招标采购人、财政、监察等相关部门成员参加的筹备组会议,临时依法组建项目评审组织,讨论修订项目评审办法,研究决定开评标有关事项,并按照规定的程序组织开评标。评标工作结束后,应及时向项目采购领导组报告有关情况,并推荐中标候选人、提交评标报告,经项目采购领导组批准同意后,公布开评标结果。
(十)采购监督
评审部负责对采购合同的签订时间、条款内容等进行见证,并督促招标采购人按时向采购中心报送合同文本原件,分别由各执行部备案归档。监督部负责对政府采购合同的签订及履行情况进行检查,并对政府采购活动的全过程进行监督,发现问题及时提出明确意见,限时纠正,重大问题应及时报告,并按有关规定处理。
(十一)档案管理
每项采购结束后,货物、工程、服务等采购执行部应及时填制《政府采购项目办结单》,经各部负责人审核签字和中心主任审签后,连同项目采购的有关资料,及时整理、装订成册、分类编号,定期送交综合部登记、备案和存档。各采购执行部要积极采取电子、文书、音像、图表等方式,建立健全年度项目采购档案。各类档案要做到资料齐全、内容完整、手续完备、归档有序、及时安全。所有采购档案原则上实行按月整理、按季归档、按年移交,于次年度年底前移交局档案室统一管理。
(十二)财务结算
综合部负责办理投标人的投标保证金收纳和退付工作,一般情况下,投标保证金用转账方式收取,不得以现金形式收取投标人的投标保证金。特殊情况下,用现金收取投标保证金的,按照谁收取谁负责的原则,确保资金管理安全。在退付投标人保证金时,必须经各采购执行部负责人审核确认并签字后,按规定程序履行报批手续。
(十三)信息管理
加强供应商信息化管理是做好政府采购工作的必要条件,各部在开展政府采购活动中,必须保守供应商的信息秘密。凡自愿参加并前来中心联系有关采购事宜的供应商,按照“应进则进、应入则入、分类登记、统一管理”的原则,进一步规范和完善供应商信息库管理。由综合部统一受理并办理登记手续,包括供应商单位地址、名称、资质条件、经营范围、联系方式等,全部将供应商信息纳入微机管理。
(十四)工作交流
对在政府采购工作中具有一定影响的重大项目采购以及涉及全局性的政府采购管理和改革工作,综合部要及时收集信息,整理资料,不定期地采取简报、通报、报告等形式及时反映政府采购工作动态,扩大政府采购宣传,促进工作交流,提升政府采购形象。

二OO八年七月三十一日